출판사 서평

회의 좀 잘할 수 없을까?
지난해부터 국내 기업들은 회의 문화를 개선하려는 노력을 하고 있다. 누구나 회의를 소집할 수 있게 하고 회의실 자리 배치도 서열순이 아니라 제비뽑기를 해서 착석하는 회사가 있다. 모 통신회사는 ‘2949미팅’이라는 이름을 붙여 사안의 경중에 따라 29분이나 49분 내에 회의를 끝마치도록 한다. 모 전자제품 회사는 ‘111캠페인’을 실시한다. 회의 자료는 1시간 전에 공유하고 회의 시간은 1시간 이내로, 회의 결과는 1시간 이내로 공유한다는 뜻이다. 회의 시간을 비용으로 산출해서 계산하는 회사도 있다. 회의 참가자의 인원수나 직급에 따른 인건비를 회의 시간에 따라 계산하고 집기비품 사용료와 장소대여료 등을 포함해 회의 비용을 뽑는다. 예컨대 시간당 사원 1만원, 주임 2만원, 대리 3만원 하는 식이다. 또 회의실을 카페처럼 꾸며 놓거나 아침식사를 겸해 회의를 하는 곳도 있다. 기업들은 왜 이렇게 회의 문화 개선에 열을 올릴까?
대답은 간단하다. 기업간 경쟁이 치열한 시대에 경쟁력은 아이디어에서 나오고 아이디어는 회의를 통해 구체화되기 때문이다. 기업들이 회의 문화 개선에 골몰한다는 것은 회의가 효율적으로 진행되지 않음을 뜻하는 반증이다. 또 회의를 짧게 하려고 노력하는 이유는 쓸데없이 회의가 길어지고 성과가 나오지 않는다는 말과 같다. 회의 진행 방식을 바꾸는 모습을 보면 상하 직급 간 격차를 없애고 자발적이고 여유 있는 회의 분위기를 조성하려는 시도로 압축된다.
회의는 기업 활동에서 가장 중요한 커뮤니케이션 수단이다. 그러나 그만큼 하기 싫은 것도 없다. 힘들고 하기 싫으면 안 하는 것이 상책이나, 회의를 하지 않고서는 회사가 살아갈 수도 없다. 한편, 경영에 큰 도움을 주고 대단한 매출 실적을 올려 조직 발전에 기여하는 집단을 보면 항상 회의를 잘한다는 사실을 알 수 있다. 회의가 중요하다는 것은 아무리 강조해도 모자라고, 따라서 기업 활동의 성패는 회의를 잘하느냐 못하느냐에 달려 있다고 해도 과언이 아니다.


회의를 예술같이 진행하도록 도와주는 강력한 팀 회의 전략!
회의를 주최하거나 회의에 참석하는 사람들에게는 어떻게 하면 회의를 짧고 효과적으로 해서 훌륭한 성과를 낼지 고심한다. 기획출판 거름에서 나온 『팀장님, 회의 진행이 예술이네요』에 그 방법이 담겨 있다.
『팀장님, 회의 진행이 예술이네요』는 반드시 훌륭한 성과를 내도록 회의를 이끄는 33가지 기술을 중심으로, 회의 준비에서부터 진행, 후속 조치에 이르기까지 회의 진행의 모든 단계를 체계적이고 자세하게 알려주는 전략 지침서다. 특히 팀 단위 회의를 중점적으로 설명하고 있으며 화상회의, 원격회의, 킥오프 회의(처음 시작하는 회의), 오프사이트 회의(워크숍), 다국적 회의 등을 모두 망라한 바이블과도 같다. 회의 준비 단계에서 필요한 모든 절차를 자세히 다루고 있으며, 진행 단계에서 일어날 수 있는 문제에 대해 명쾌한 해결책을 제시한다. 뿐만 아니라 회의 마무리 단계에서 회의를 평가하고 결정된 사항을 실천하는 방법까지 빠뜨리지 않고 알려준다.

이 책의 장점은 회의를 진행하는 과정에서 생기는 여러 질문과 그에 대한 해답을 놀랍도록 자세하게 다루고 있다는 점이다. 특히 각 기업에서 실질적으로 가장 회의를 많이 하는 그룹인 팀 회의를 위주로 서술하고 있으므로 그 활용도가 더욱 높다. 회의 통지서, 회의 수칙 등 여러 가지 서식에 대한 예시를 풍부하게 제시하고 있으며 팀원을 내보내거나 새로운 팀원이 들어올 때 대처하는 방안 등도 자세히 해설한다. 한편 실제로 회의를 진행하는 과정에서 발생하는 여러 문제들(회의 시간 관리, 논점 일탈 막기, 효과적으로 질문하는 법, 의사 결정 방법, 회의 훼방꾼 다루기 등)에 대해 조목조목 들어 설명하고 그에 대해 여러 가지 대안을 제시하고 있어 매뉴얼로 손색이 없다.
부록에서는 ‘부실한 회의로 이끄는 7가지 죄악’을 제시하여 문제점을 짚어 보고 극복 방안을 제시했으며, 회의 참석자들을 위한 자가진단 리스트(‘당신은 회의 전문가인가?’)와 회의 진행자가 처할 수 있는 문제 상황(‘당신이라면 어떻게 할 것인가?’)를 통해 자신의 능력과 문제 해결 방안을 점검해 볼 수 있도록 했다. 또한 최종 평가(‘탁월한 회의 진행’)에서는 스스로 체크할 수 있는 목록을 통해 성공적인 회의를 위한 핵심 요소들을 다시 한 번 확인하여 효율적이고 능률적인 회의를 진행할 수 있도록 했다.


*부실한 회의로 이끄는 7가지 죄악
1. 사람들이 회의를 진지하게 생각하지 않는다
지각이 빈번하고 일찍 회의실을 떠나며 딴짓거리로 시간을 보내는 일이 비일비재하다.
→해결책: 회의도 업무의 연장이라는 정신을 받아들인다. 회의를 업무시간으로 만들어야지 여가시간으로 만들어선 안 된다.

2. 회의 시간이 너무 길다
절반의 시간을 투자해서 2배의 업무를 완수해야 한다.
→해결책: 시간은 돈이다. 회의 경비를 파악하고 동시작업을 가능케 해주는 컴퓨터 기술을 활용하면 생산적인 회의가 된다.

3. 주제에서 벗어난다
참석자들이 논점을 일탈할 때가 더 많다.
→해결책: 안건에 대해 진지하게 생각하고 논점에서 벗어난 사항들은 파킹랏에 기록해 둔다.

4. 일단 회의가 끝나면 그것으로 끝이다
사람들이 결정 사안을 실행하지 않는다.
→해결책: ‘회의’ 모드에서 ‘실천’ 모드로 바꾸고 공동 문서에 정성을 들이자.

5. 허위 사실을 퍼뜨린다
많은 대화가 오고 갔지만 솔직한 이야기는 많지 않다.
→해결책: 회의를 익명으로 개최한다.

6. 중요한 정보를 항상 빠뜨려서 주요 의사 결정이 미뤄진다
→해결책: 해당 자료를 꼼꼼히 챙기고 회의장에 들어간다.

7. 나아지는 기미가 보이지 않는다
사람들이 같은 실수를 반복한다.
→해결책: 연습밖에 없다. 잘 진행되고 있는 것과 그렇지 않은 것을 모니터하고 담당자를 꼭 선정하라.

PART 1 회의 준비
1장 이 회의를 꼭 해야 하는가?
2장 다음 회의 준비하기
3장 실천 의제 준비하기
4장 팀 회의 역할 규정
5장 신규 팀원 영입하기
6장 팀원을 떠나보내며
7장 회의 수칙 확립하기
8장 킥오프 회의 구성 요소
9장 바람직한 오프사이트 회의 기획
10장 첫 단추 채우기
11장 이메일 전략


PART 2 본격적인 회의 진행
12장 회의 시간 관리
13장 논점 일탈 막기
14장 효율적인 참여 방법
15장 신뢰 기반 다지기
16장 화상회의 커뮤니케이션
17장 원격회의 전략
18장 다국적 회의 커뮤니케이션
19장 의사 결정 방법
20장 팀 회의 프레젠테이션
21장 팀 회의 시 갈등 해결
22장 비언어적 커뮤니케이션
23장 회의 훼방꾼 다루기
24장 회의가 재미있다고?
25장 잘 먹어야 회의도 잘된다


PART 3 회의 종결과 후속 조치
26장 적시에 적절하게 끝내기
27장 회의평가: 2분 훈련
28장 회의평가: 5분 활동
29장 회의평가: 10분 평가
30장 회의 기록
31장 실천 의제 실행하기
32장 회의 후속 조치
33장 원활한 외부 커뮤니케이션


PART 4 부록
부록 A 웹 기반 회의 전략
부록 B 부실한 회의로 이끄는 7가지 죄악
부록 C 당신은 회의 전문가인가?
부록 D 당신이라면 어떻게 할 것인가?
부록 E 탁월한 회의 진행
부록 F 참고문헌과 회의자료

로버트 호프먼 [저]
조지워싱턴대학교에서 직무개발 부문 박사학위를 취득했다. 현재 노바티스 온콜로지의 조직 개발부장으로서 사내 전문 경영인들과 주요 사업부 팀장을 코치하고 지침을 제시하는 역할을 하고 있다.

글렌 파커 [저]
뉴욕시립대학교, 일리노이대학원을 거쳐 코넬대학교에서 박사과정을 수료했다. 현재 컨설턴트와 강사로 일하고 있으며 기업체 회의, 인적 자원, 팀 개발, 프로젝트 관리에 관한 국제 전문가 회의 강연으로 명성을 얻고 있다. 『팀 플레이어와 팀워크』, 『교차 직능 팀』, 『파커 팀 플레이어 조사』 등 15권을 책을 썼다

유지훈 [역]
경기대학교 영어영문과를 졸업하고, 외국어학원에서 리스닝과 회화 강의를 했으며, 백석대학교 히브리어 감수를 한 바 있다. 번역 에이전시 엔터스코리아에서 출판기획과 전문 번역가로 활동하고 있다. 옮긴 책으로[첫인상은 항상 배신한다], [마음으로 이끌어라], [1% 리더의 습관], [행복한 결혼을 위한 세 가지 열쇠]등 다수가 있다.