보고서 작성부터 결재까지 팀장의 역할이 결정적이다

보고서를 검토하는 팀장은 팀원과 상사 사이에서 특별한 리더십이 필요하다. 때로는 중개자로 때로는 교육자로 때로는 화해자로 기능해야 한다. 핵심은 양측의 논리와 상황을 파악하고 어떻게 보고서를 장악할 것인가이다. 팀원은 지식으로 보고서를 쓰고 팀장은 논리로 검토하며, 팀장의 상사는 자신의 입장으로 보고서를 판단한다. 보고서를 논리적으로 쓰면 설득력이 높아진다고 오해하는 팀원들이 많지만, 상사는 합리적인 판단만 하는 사람이 아니다. 회사의 발전과 성장을 위해 효율과 효과를 극대화하려는 마음도 있지만, 때로는 자신의 지위를 지키고 갈등 없는 관계를 유지하려는 마음이 더 크게 작용하기도 한다. 보고서 검토자인 팀장은 이런 팀원과 상사, 양측의 입장을 모두 이해할 필요가 있다. 그래야 다음 스텝으로 빠르게 넘어갈 수 있다.
본문은 보고서를 작성하는 팀원의 심리와 논리, 보고서를 최종 판단해 의사결정하는 상사의 입장을 체계적으로 분석해서 정리한다. 팀원의 보고서에 대해서는 자료, 사실, 판단, 주장을 구분해 검토하는 기술을 설명하고, 상사의 판단에 대해서는 개인적, 조직적, 관계적 상황을 구분해 이해시킨다. 이를 풀어나가는 방식도 흥미로운데, 가령 직원을 더 뽑아주고, 마케팅 비용을 더 투자하라는 팀원의 ‘주장’을 ‘금도끼와 은도끼’에서 효자 나무꾼에게 금도끼 은도끼를 주어야 한다고 ‘주장’하는 산신령에 비교하는 식으로 한다. 경험에서 우러나온 상사의 입장 등 20년 가까이 일반 사원에서 임원까지 다양한 직급을 거친 저자만이 들려줄 수 있는 살아있는 비법들이 많다. 그 밖에도 팀원과 상사가 처한 입장을 객관적인 시각으로 접근, 비교한 내용들은 직장생활의 만족도를 높여줄 수 있는 유익한 포인트가 될 것이다. 보고서는 1쪽으로 써라, 결론부터 이야기하라, 파워포인트로 작성하라, 초등학생도 알아듣게 써라 등등 기존에 알려진 보고서의 원칙들을 적나라하게 파헤쳐 그 허구를 지적하고, 정말 현실적인 보고서 원칙들을 대안으로 소개한다. 린(lean) 보고법 등 보고에 활용할 수 있는 새롭지만 쉽게 익히고 효과적인 방법들도 소개되어 있다.

실제 사례들로 이해하기 쉽게, 워크숍 프로그램으로 게임처럼 재미있게

제6장에서는 관공서 또는 일반 기업의 실제 보고서들을 통해 보고서 검토 기술을 배워본다. 보고서를 검토할 때 가장 기본이 되는 것은 각 항목에 대한 바른 이해라고 저자는 주장한다. 보고서의 배경, 목적, 목표, 효과, 효율 등을 기술할 때 어디에 어떤 식으로 써야 하는지 상세히 기술되고 있다. 평소 이런 항목들을 별 고민 없이 마구 뒤섞어 사용하는 보고서의 실태를 사례로 살펴보고 어떻게 수정해야 옳은지 구체적으로 보여준다. 보고서를 검토할 때 중요한 또 다른 사항은 바로 핵심을 찌르는 질문! 보고서 작성자에게 무엇을 어떻게 물어야 할지 실제 보고서 사례로 정리했다. 보고서의 근거에 대해 어떻게 접근하고 검토해야 할지도 사례를 통해 이야기한다. 이외에도 인용이 제대로인지 확인하는 방식, 4P, SWOT 등 전략 프레임을 제대로 사용하고 검토하는 방식 등이 나와 있다. 보고서에 적힌 숫자 검토하는 법, 다양한 차트 사용법 또한 유익할 것이다.
제7장에서는 팀의 보고력을 높이는 다양한 워크숍 프로그램을 소개한다. 크게 보고서의 작성과 검토, 보고서의 진단과 향상, 이해관계자의 입장 반영 등 세 가지 모듈로 구분하고 있다. 각 모듈당 총 2~4시간 안에 소화할 수 있도록 프로그램을 각색했고 준비물, 필요한 양식, 진행 방식을 빠짐없이 소개한다. 게임 형태의 프로그램이어서 워크숍에 활용하기에 매우 좋을 것이고 팀 보고력이 향상되는 성과를 기대할 수도 있을 것이다.


출판사 서평

들어가는 말: 보고서 검토는 상사의 지식을 늘리고 팀원의 보고력을 향상하는 일

제1장 보고서 검토가 팀장의 성과다
팀장의 보고서 딜레마
보고서 작성자와 검토자의 사고 차이
보고서 검토도 기술이다

제2장 팀원의 논리를 검증하는 기술
보고서 논리 점검의 툴, 로직체인
자료 - 자료가 정확하고 적절한지 검증하라
사실 - 진짜 사실인지 검증하라
판단 - 판단 기준을 상사가 인정할지 검증하라
주장 - 상사가 수용 가능한 주장인지 검증하라

제3장 상사의 입장을 반영하는 기술
차마 말할 수 없는 상사의 9가지 입장
개인적 상황 - 상사가 일하고 싶을 때 보고한다
조직적 상황 - 상사가 새로운 것을 원할 때 보고한다
관계적 상황 - 상사가 힘이 있을 때 보고한다

제4장 상사에게 보고하는 기술
보고서에 대해 잘못 알려진 네 가지
분량은 종류와 내용에 따라 정한다
상사의 지식을 따져 순서를 정한다
자주 보고해 완성도를 높인다

제5장 팀원의 보고력을 키우는 법
보고력에 포함되는 6가지 능력
문해력 - 지시를 정확히 해석하는 능력
조사력 - 가설을 세워 적절한 자료를 찾는 능력
분석력 - 자료에서 사실을 도출하는 능력
기획력 - 사실을 판단하고 주장을 만드는 능력
표현력 - 내용에 적합한 형식으로 쓰는 능력
전달력 - 상사가 의사결정할 수 있도록 설명하는 능력

제6장 보고서 검토 사례
보고서 항목, 정확한 의미로 쓰고 있는가?
근거가 없으면 보고도 없다
잘 모르면 쓰지 말라
지나친 배려가 보고서를 망친다

제7장 팀 보고력 향상 게이미피케이션 워크숍
보고력 향상은 팀 전체의 노력이 필요한 일
모듈 1. 보고서의 작성과 검토 이해
모듈 2. 보고력의 진단과 향상
모듈 3. 이해관계자의 입장 반영

부록. 세상 어디에도 없는 보고서 용어 풀이
에필로그. 보고서의 꽃은 마지막 장이다

김철수 (저)

한양대학교 국문과를 졸업한 뒤 여러 직종을 넘나들며 20년간 일했다. 코오롱베니트㈜ 기획마케팅유닛장, 코오롱그룹의 「Industry 4.0 동향보고서」 편집장, 벤처기업 ㈜프리챌 아이템사업부장을 역임했다. 정부와 대기업을 상대로 시스템 통합 용역의 프로젝트 매니저로 일했고, 정책 연구 책임자로서 법률이나 조례를 만들기도 했다. 현대자동차, LG전자, 한국정보화진흥원 등 대기업과 공공기관에서 직무 향상 강의를 하고 있고 최근에는 (재)기후변화센터 기후에너지신산업지원단장, (사)한국환경기술인협회 기술부회장을 맡아 기후변화와 에너지 컨설팅도 하고 있다. 저서로는 웹2.0과 서비스 기획을 다룬 『싸이월드는 과연 다음을 넘어섰을까?』, 인공지능 시대에 생각의 생산성을 높이는 『생각경영법』이 있다. 현재 직장인의 글쓰기를 돕는 인공지능 서비스 개발 스타트업의 대표이면서, 직장인의 글쓰기 전문학교 ‘글로스쿨’을 운영하고 있다.